Evenementenloket

Wat is het digitale evenementenloket?

Via het digitale evenementenloket kan elke organisator zijn evenementenaanvraag registreren en het gemeentebestuur de toelating vragen om het evenement te laten plaatsvinden op het grondgebied van de gemeente.

Via het digitale invulformulier vraag je ook de nodige vergunningen aan bvb. een afwijking op de geluidsnormen, tijdelijke publiciteitsborden, ...

Na registratie van je digitale aanvraag zal het evenementenloket je dossier verder behandelen en de betrokken diensten om advies vragen (politie- en hulpverleningszone, omgevingsloket, …), om daarna de toelating te vragen aan het college van burgemeester en schepenen. Daarna word je als organisator op de hoogte gebracht van de beslissing en worden je documenten en vergunningen via het platform bezorgd.

[Film] hoe gebruik je het evenementenloket?

Evenementenloket

Eerste aanvraag via het online platform

Registreer je en vul het document, stap voor stap, nauwkeurig in. Je hoeft dit niet in één keer te doen. Het systeem bewaart je formulier zodat je op een later tijdstip verder kunt werken.

Zorg ervoor dat je dossier volledig is. Plannen, affiches en andere documenten kan je opladen in het digitaal aanvraagformulier. 
Het formulier is dynamisch, afhankelijk van je antwoorden, moet je meer of minder invullen.
Via mail krijg je bevestiging van je aanvraag. Als er informatie ontbreekt dan krijg je een mailtje met de vraag je dossier te vervolledigen. 
Zijn er toch problemen, dan contacteren wij je en zoeken we samen naar een oplossing.  Van zodra de vergunning is afgeleverd, krijg je ze digitaal doorgestuurd.  Lees ze aandachtig en hou ze bij de hand tijdens het evenement.

Praktische tips

  • Heb je nog geen account en registreer je een aanvraag voor een vereniging?
    Maak dan een account op naam van de vereniging. Zo is het profiel niet persoonsgebonden en kan het account makkelijk worden overgedragen wanneer je de vereniging verlaat of een andere functie opneemt.
  • Organiseer je een wederkerend evenement? Open je account en kopieer de meest recente aanvraag van het evenement, wijzig enkel de noodzakelijke gegevens en dien opnieuw in.
  • Hou je documenten bij de hand, zo kan je vlot je aanvraagformulier vervolledigen en alle relevante informatie aan je dossier toevoegen. Bvb. inplantingsplan met opgestelde constructies, attesten & keuringsbewijzen, affiche of feestprogramma, aanvraag publiciteitsborden gewestwegen, brandpreventieverslag, …
  • Kan je een vraag niet onmiddellijk beantwoorden, of beschik je niet over alle nodige informatie? Sla je aanvraag op en vervolledig het formulier wanneer je alle relevante informatie bij de hand hebt. Bezorg daarna de volledige aanvraag aan het evenementenloket voor afhandeling.

Extra ondersteuning nodig?

Wil je graag materiaal uitlenen klik dan hier voor meer informatie.

Wil je graag een zaal huren klik dan hier voor meer informatie.

Hulp nodig?

Loop je vast of heb je graag wat bijkomende uitleg? Bekijk ons filmpje.

Ben je niet zeker of je toelating moet vragen voor je evenement of is de vooropgestelde behandelingstermijn al verlopen? Lukt het niet om een account aan te maken of ondervind je onduidelijkheden bij de registratie van je evenement? Neem dan contact op met het evenementenloket en we bekijken samen hoe we je verder op weg kunnen helpen.

Contact evenementenloket

evenementen@middelkerke.be

059 31 91 31

Schrijf u in op de nieuwsbrief van Gemeente Middelkerke